院辦公室    楊  梅

會議，是黨和國家機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位實行集體領(lǐng)導(dǎo)的基本方法之一和日常工作的一種重要方式。醫(yī)院、部門、科室如何出色的完成會務(wù)工作呢？

一、會務(wù)流程知識。

一項會務(wù)工作的進(jìn)行可總結(jié)歸納為以下三個大步驟。

（一）啟動會務(wù)工作：

1、確切的掌握會議的目的、主題、時間、參會人員（類型、人數(shù)）、地點、會議日程、議程； 2、進(jìn)行會務(wù)工作分工，明確各單項工作負(fù)責(zé)人及工作紀(jì)律。

（二）會議前期：

1、工作內(nèi)容包括：

（1）會議的排期制定；（2）確定會議主題；（3）會議預(yù)算；（4）會議規(guī)模；（5）會場勘察“踩點”；（6）預(yù)定。  

2、會議前期準(zhǔn)備細(xì)節(jié)要求：

（1）與會場管理者詳細(xì)溝通會議細(xì)節(jié)及會議所需物料準(zhǔn)備，包括：（座位擺放、音響、麥克、茶水、紙筆、車位、住宿、餐飲、簽到表、會議標(biāo)題等詳細(xì)細(xì)節(jié)）；若僅為在單位內(nèi)部會場召開的部門小型會議，僅需與會場管理者溝通會場內(nèi)部布置即可。（2）若為醫(yī)學(xué)年會等大型會議，則需到酒店管理部門商榷會議具體安排，合同確認(rèn)并預(yù)付定金。    

3、會前準(zhǔn)備：

（1）會議所需物料清點。（2）會議會場人員分工安排。（3）會場負(fù)責(zé)人一定要把控全局，從最高點俯視整體會場。 座位的排放是否達(dá)到想要的效果，是否需要微調(diào)，督促會場工作人員布置進(jìn)行；會務(wù)工作總負(fù)責(zé)人一定要會前巡查會場一次。（4）音響麥克的調(diào)試定位，多方面搜索會議過程中可能出現(xiàn)的意想不到的麻煩。

（三）會中把控：

1、在會議會場一定要合理安排能夠隨機(jī)應(yīng)變的工作人員，能夠及時協(xié)調(diào)或處置會議進(jìn)行過程中可能出現(xiàn)的各種意外狀況。

2、通知會場中所需的技術(shù)工作人員必須全程在崗，并將電話調(diào)至震動，保持通訊通暢，以便隨時處置各種意外狀況。

3、會務(wù)總負(fù)責(zé)人必須保持全程關(guān)注會議進(jìn)展情況，掌握所有會務(wù)人員通訊信息，以便及時協(xié)調(diào)統(tǒng)籌會議進(jìn)展。

（四）會后：清理會議場地，包括各項設(shè)備的保養(yǎng)歸還，資料的回收歸檔及銷毀，并組織會務(wù)工作小組召開總結(jié)會議對本次會務(wù)工作進(jìn)行總結(jié)。

二、經(jīng)驗總結(jié)。

（一）注重工作人員間、部門與部門間的協(xié)調(diào)溝通。

俗話說，孤木不成林。現(xiàn)代社會的任何一件事，單靠一個人或一個部門是無法完成的。會議會務(wù)更是一件非常繁瑣而又細(xì)致的工作，是靠多個部門和眾多的的工作人員相互密切團(tuán)結(jié)協(xié)作才能完成。故做好人與人、部門與部門間的溝通是順利開展一切工作的大前提。  

（二）細(xì)節(jié)決定成敗。

會務(wù)工作中，每個細(xì)節(jié)都認(rèn)真完成，串聯(lián)起來才是一場成功的會議。但凡任何一個細(xì)節(jié)出現(xiàn)問題，必將造成這場會議永遠(yuǎn)無法挽回的遺憾。

會務(wù)工作過程中，會有很多潛藏的因素即將影響會議推進(jìn)的質(zhì)量。僥幸心理造成的不良后果最為突出。

曾有一個案例，在一次會務(wù)工作中會場人員準(zhǔn)備了10支麥克風(fēng)，為保障使用通暢，都換成新的，而在調(diào)試過程中，工作人員心存僥幸，認(rèn)為新?lián)Q的設(shè)備，應(yīng)該用不著100%的調(diào)試，就抽樣調(diào)試了5個，結(jié)果在會議進(jìn)程中，未進(jìn)行調(diào)試中的一個麥克風(fēng)不能使用，剛好被一個重要領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言時使用。

可想而知，整個會務(wù)工程的辛苦付出全然被一個由心存僥幸而未被發(fā)現(xiàn)的小問題否決了。由此可見，在會務(wù)工作中，細(xì)節(jié)也決定會議的成敗。

（三）態(tài)度決定高度。

意識支配態(tài)度，態(tài)度決定高度。會務(wù)工作形如一臺演出的臺前幕后，人們看到的只會是臺上局限的精彩瞬間，鮮少有人理解關(guān)注會務(wù)工作人員在會前會后及整個會議過程中所傾注的辛勤汗水。

所以，在會務(wù)工作中，會務(wù)工作人員是需要強(qiáng)大的精神力量支撐的，這份力量來源于正確認(rèn)識會務(wù)工作的重要性。這一認(rèn)識，將提升其使命感和責(zé)任感，增強(qiáng)其工作的積極性和主動性，進(jìn)而促成工作任務(wù)的順利完成。